ISTRUZIONI PER LA SEGNALAZIONE DELLE VIOLAZIONI – WHISTLEBLOWING

Con il D.Lgs n. 24/2023 è stata recepita nell’ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).

L’obiettivo della direttiva europea è stabilire norme minime comuni per garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, creando canali di comunicazione sicuri, sia all’interno di un’organizzazione, sia all’esterno.

Il novellato D.Lgs 231/2021 prevede, inoltre, l’estensione dell’obbligo di attivare un sistema per segnalare le violazioni del diritto nazionale e dell’Unione Europea (oltre che degli enti pubblici), sulla base di criteri dimensionali dell’ente.

Si tratta di una disciplina che persegue, come fine ultimo, il contrasto e la prevenzione dei fenomeni illeciti nelle organizzazioni pubbliche e private, incentivando l’emersione di condotte pregiudizievoli – di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del suo contesto lavorativo – in danno dell’ente di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Le segnalazioni sono definite come le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).

Si deve poi trattare di comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche da coloro che hanno instaurato con i soggetti pubblici e privati altri tipi di rapporti giuridici diversi da quelli di lavoro in senso stretto. Ci si riferisce, fra l’altro, ai consulenti, collaboratori, volontari, tirocinanti, azionisti degli stessi soggetti pubblici e privati ove assumano la forma societaria e alle persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

La disciplina si applica anche nel caso di segnalazioni che intervengano nell’ambito di un rapporto di lavoro poi terminato, se le informazioni sono state acquisite durante il suo svolgimento, nonché qualora il rapporto non sia ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante la selezione o in altre fasi precontrattuali.

Le segnalazioni oggetto della procedura di WHISTLEBLOWING possono avere a oggetto violazioni delle disposizioni normative nazionali. In particolare:

• illeciti penali, civili, amministrativi o contabili;
• reati presupposto per l’applicazione del D.Lgs 231/2021;
• violazioni delle procedure e/o del MOGC.

Bardella Costruzioni srl al fine di tutelare liceità, veridicità e correttezza di tutte le attività poste in essere, mette a disposizione di tutte le persone che lavorano, a qualsiasi titolo:

• il modulo per la segnalazione “Segnalazione delle violazioni”;
• le presenti istruzioni per la segnalazione “Istruzioni per segnalazione delle violazioni”.

La segnalazione deve essere indirizzata:

• Responsabile Whistleblowing Decreto 231 a ciò dedicata;
• all’ Organo Amministrativo, nel caso in cui la segnalazione faccia riferimento alla condotta tenuta dalla Funzione Incaricata, nello svolgimento delle funzioni/mansioni aziendali.

Ai fini dell’ammissibilità, è necessario che la segnalazione sia fondata su elementi di fatto chiari, precisi e concordanti, di cui si è venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte, in particolare dovranno essere indicati:

• • i dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita), nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;
    • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, che contenga i dettagli relativi alle notizie circostanziali e, ove presenti, anche le modalità attraverso cui il segnalante è venuto a conoscenza dei fatti;
    • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

La segnalazione può, quindi, essere ritenuta inammissibile per:

• • • mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;
    • manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal legislatore;
    • esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione agli uffici o alla persona preposti;
    • produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.

Alla luce di quanto descritto, nel caso in cui la segnalazione risulti improcedibile o inammissibile, gli uffici o la persona deputati alla gestione della segnalazione possono procedere all’archiviazione, garantendo comunque la tracciabilità delle motivazioni a supporto.

CANALE DI SEGNALAZIONE

La Società ha predisposto un canale di segnalazione interno che garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione e trattamento della segnalazione presentata con le seguenti modalità:

• • • un canale scritto: invio di raccomandata con ricevuta di ritorno con apposito modulo da recapitarsi alla seguente funzione: Responsabile Whistleblowing Decreto 231 in via Veneto n.1 – 45017 Loreo (RO)

Preferibilmente la segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata personale”.

• • • un canale orale: linea telefonica riservata dedicata 347/9547483
    • possibilità di un incontro diretto con il gestore della segnalazione nella persona di Bardella Riccardo

Nel caso in cui il segnalante preferisca rimanere anonimo, può segnalare:

• • • non compilando la sezione “anagrafica segnalante” del modulo;
    • non sottoscrivendo tale modulo;
    • non indicando il mittente o utilizzando uno pseudonimo o un nome di fantasia.

Le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione solo qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione.

Resta ferma la possibilità, in ogni caso, di effettuare denunce all’autorità giudiziaria e contabile nei casi di loro competenza.

PROCEDURA

La trasmissione della segnalazione avverrà nel rispetto dei criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l’identità e l’onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l’efficacia delle successive attività di accertamento.

Nell’ipotesi di avvenuta segnalazione, la Società comunicherà al segnalante entro sette giorni l’avviso di ricevimento della presentazione della segnalazione.

Il gestore della segnalazione Bardella Riccardo dovrà fornire un riscontro al segnalante, entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o – in mancanza di tale avviso – entro tre mesi dalla data di scadenza del termine di sette giorni per tale avviso.

Al riguardo, è opportuno specificare che non è necessario concludere l’attività di accertamento entro i tre mesi, considerando che possono sussistere fattispecie che richiedono, ai fini delle verifiche, un tempo maggiore. Pertanto, si tratta di un riscontro che, alla scadenza del termine indicato, può essere definitivo se l’istruttoria è terminata oppure di natura interlocutoria sull’avanzamento dell’istruttoria, ancora non ultimata.

Pertanto, alla scadenza dei tre mesi, il gestore della segnalazione può comunicare al segnalante:

• • • l’avvenuta archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni;
    • l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione agli organi interni competenti;
    • l’attività svolta fino a questo momento e/o l’attività che intende svolgere.

OBBLIGHI DI RISERVATEZZA

Bardella Costruzioni srl garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante e di ogni altra informazione, inclusa l’eventuale documentazione allegata, dalla quale possa direttamente o indirettamente risalire all’identità del whistleblower.

Tutte le parti coinvolte in un caso di whistleblowing devono essere protette. Sono vietate le ritorsioni dei confronti dei dipendenti che effettuano una segnalazione.

Coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

La divulgazione non autorizzata dell’identità del segnalante oppure di informazioni in base a cui la stessa si possa dedurre, è considerata una violazione delle procedure interne e del MOGC.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

NOTIZIE COPERTE DA SEGRETO D’UFFICIO, AZIENDALE, PROFESSIONALE, SCIENTIFICO E INDUSTRIALE

Per le segnalazioni effettuate la Società riconosce al personale, ai sensi del D.Lgs 231/2001, la tutela nel caso di rivelazione di notizie coperte dall’obbligo di segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico e industriale.

Tuttavia, costituisce violazione dell’obbligo di segreto la rivelazione di informazioni con modalità eccedenti rispetto alle finalità dell’eliminazione dell’illecito e, in particolare, la rivelazione al di fuori del canale di comunicazione predisposto dalla Società.

POLITICA DI NON RITORSIONE DEL’ORGANIZZAZONE

Bardella Costruzioni srl non consente e non tollera alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria avente effetti sulle condizioni di lavoro del dipendente segnalante per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Il dipendente, inoltre, ha diritto a richiedere il trasferimento in altro ufficio e, laddove ragionevolmente possibile, si provvederà al soddisfacimento di dette richieste.

Si evidenzia che esistono dei casi in cui il segnalante perde la protezione: i) qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o nel caso in cui tali reati siano commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile; ii) in caso di responsabilità civile per lo stesso titolo per dolo o colpa grave. In entrambe le ipotesi alla persona segnalante o denunciante verrà irrogata una sanzione disciplinare.